以前から団体の貸し切り予約とか、繁忙期の2室以上でのご利用の場合、お客様にはご予約金をお願いしています。
「確かに宿泊します」と言う意思の確認と、万が一キャンセルになったときのキャンセル料に充当する、宿にとっては保険金みたいな物です。
ご予約金は、当日チェックインの際に宿泊料金から精算します。
さて、私が以前横浜のユースホステルに勤務していた頃、団体の予約が入り、一週間以内に予約金を振り込むようにお願いしました。
その時、「予約金の入金を確認して、正式なご予約となります」と説明したのですが、これがそもそもトラブルの原因となりました。
その団体は予約金を振り込まず、こちらもチェックが甘かったのですが、宿泊日の5日くらい前になり、そのことに気がついて代表の方に電話を入れました。
すると、「予約金を振り込まなかったので、自動的にキャンセル扱いにしてくれると思った」と言うことでした。
その団体を入れているため、他の予約をお断りしている状況にあり、沢山の方にご迷惑をお掛けしてしまいました。
きちんと確認しなかったこちらの責任でもあるので、特に言及はしなかったのですが、良い勉強になりました。
阿波踊り期間中は宿も混雑するので、団体やグループには予約金をお願いしています。
こちらが指定した期日までに全額を振り込まず、小分けにして振り込む方もいらっしゃいます。
また、道しるべがお世話になっている近くのビジネスホテルでは、阿波踊り期間中は宿泊客を取らないそうです。
それは、予約をしても来ない人が多く、迷惑になるからだそうで、予約金を取る方法をお勧めしたのですが、面倒だからと断られました。
夕食を頼んだお客様が、当日の午後7時くらいになって、「やっぱりキャンセルしたいのだけど」という電話が入ることがあります。
民宿をホテルのような感覚で捉えており、まるでレストラン感覚です。
あまり横柄な態度のお客様に対しては、そのような場合、キャンセル料を請求する場合があります。
そうすると、「それならやっぱり行きます」という返事なので待っていると、到着が深夜1時という事もありました。
こちらも根性で、その時間に夕食をご用意しました。
ごく一部の常識をわきまえない方によって、振り回されることもしばしばです。
さて、今後団体などの予約の場合、原則として一週間以内に予約金をお願いするように徹底していきたいと思います。
入金がない場合は、宿泊する意志がないものとして、キャンセル扱いになることがあります。
旅は夢の世界なので、お客様が気持ち良くご利用いただけるように今後も努力したいと思います。